TCE esclarece sobre dados para recadastramento de servidores da Prefeitura

O Tribunal de Contas do Estado do Piauí vem, por meio desta, trazer informações adicionais à Nota de Esclarecimento publicada na última sexta-feira (https://www.tcepi.tc.br/nota-de-esclarecimento-recadastramento-de-servidores-da-prefeitura-de-teresina/), referente à solicitação dos dados de pais e mães de servidores municipais.

Inicialmente, informa-se que, a partir do ano de 2019, o TCE-PI passou a solicitar nome e CPF de pais e mães de servidores municipais no conjunto de informações a serem prestadas mediante sistema Sagres Folha, conforme se verifica no Manual Técnico do Sagres Folha 2019 (tabela 5.3). Tais informações têm como principais objetivos: a) distinguir adequadamente servidores homônimos por ventura identificados nas prestações de contas; e b) facilitar a fiscalização de folha de pagamento (por exemplo, detectando eventuais acumulações indevidas ou práticas de nepotismo). Destaca-se que todos os dados recebidos pelo Tribunal são tratados sempre em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.

Na ocasião, a regra era classificada como “Tipo 2” (Informativa), de modo que eventual descumprimento por parte das entidades municipais não gerava qualquer tipo de sanção por parte do Tribunal, resultando apenas em um alerta àqueles que por ventura as descumprissem. Assim, naquele momento, as entidades municipais poderiam enviar suas prestações de contas mensais mesmo descumprindo a referida regra.

Contudo, ante a importância dos dados de pais e mães de servidores municipais para a melhoria das ações de controle externo a cargo do Tribunal, o objetivo era que eventualmente a exigência dos nomes e CPFs de pais e mães se tornasse uma regra “Tipo 3”, ou regra Impeditiva, cujo descumprimento resultaria no não recebimento, por parte do TCE, das prestações de contas que não estivessem de acordo com a referida regra.

Apesar disso, tendo em vista as dificuldades nos registros de pessoal das entidades municipais, e considerando-se também que algumas prefeituras municipais comunicaram ao TCE as dificuldades para o levantamento dos dados de pais e mães de servidores (o que demandaria amplo recadastramento), a regra foi mantida como Tipo 2 (Informativa) nos anos de 2020 e de 2021, atendendo ao pleito de tais entidades (vide Regras de Validação do Sagres Folha para os anos de 2020 e 2021).

Já em 13/01/2022, quarto ano após o início da solicitação de nome e CPF de pais e mães de servidores municipais no sistema Sagres Folha, o TCE decidiu pela modificação da regra, que passou de “Tipo 2” (Informativa) para “Tipo 3” (Impeditiva). A partir daquele momento, somente seria possível enviar as prestações de contas municipais no sistema Sagres Folha ao Tribunal se não houvesse o descumprimento das regras referentes a nome e CPF dos pais.

Observando-se que não seria possível cumprir a exigência em tempo hábil, representantes da prefeitura de Teresina solicitaram novamente a alteração da regra de “Tipo 3” para “Tipo 2”. A solicitação foi formalizada em 21/03/2022, por meio do Ofício Nº 215/2022 – GAB-SEMA (protocolo TCE-PI nº 004756/2022). Paralelamente, a prefeitura se comprometeu com a realização de amplo recadastramento de servidores, o qual visava, entre outros objetivos, atender aos requisitos do TCE.

O pedido da prefeitura foi atendido na íntegra, conforme manifestações da Diretoria de Fiscalização da Administração Municipal – DFAM e da Presidência do Tribunal no referido protocolo 004756/2022. Assim, a exigência dos nomes e CPFs de pais e mães de servidores municipais novamente deixou de ser uma regra “Tipo 3” (Impeditiva) e voltou a ser “Tipo 2” (Informativa), viabilizando o envio das prestações de contas mensais tanto por parte da prefeitura de Teresina, quanto por parte de quaisquer entidades municipais que descumprissem a aludida regra.

O pedido foi atendido, e os ajustes nas regras de validação do sistema Sagres Folha 2022 foram prontamente realizados já no início de abril/2022. Apesar de a comunicação do atendimento do pedido à prefeitura de Teresina ter sido realizada apenas informalmente (sem envio de ofício nos autos do protocolo 004756/2023), o canal de comunicação foi suficiente para viabilizar o envio das prestações de contas mensais referentes a 2022.

Entretanto, mesmo após o atendimento do pleito e da alteração das regras no sistema, não foi realizado o necessário ajuste no Manual que contém as regras de validação do Sagres Folha 2022. Com isso, materializou-se uma divergência entre o sistema e seu respectivo manual, pois a necessidade de inclusão do nome e CPF de pais e mães de servidores municipais se tornou uma regra “Tipo 2” (Informativa) no sistema Sagres Folha, ao tempo em que permaneceu como sendo “Tipo 3” (Impeditiva) no Manual com as Regras de Validação.

Já em 2023 (ocasião em que o TCE-PI passou por ampla reestruturação de sua área técnica), foram disponibilizados tanto o sistema Sagres Folha 2023 quanto o respectivo manual com as regras de validação vigentes para o ano. Entretanto, ao se replicar no sistema e no manual as regras de 2022, a divergência citada acima acabou sendo repetida no Sagres Folha 2023. Em razão disso, apesar de o manual do ano corrente informar que se trata de regra “Tipo 3”, continua sendo possível o envio, em 2023, de prestações de contas mensais mesmo que não conste o CPF de pai e mãe, pois, na prática, a regra continua como “Tipo 2”. Quanto a este ponto, informa-se que o manual do sistema será ajustado, de modo a manter a regra como sendo, de fato, Tipo 2 (Informativa).

Imprescindível reconhecer o esforço da prefeitura de Teresina no recadastramento de seus servidores, visando atender, entre outros requisitos, a demanda específica do TCE-PI no tocante aos nomes e CPFs de pais e mães de servidores municipais. As informações coletadas a partir do amplo recadastramento serão de imensa utilidade para as atividades de fiscalização a cargo do Tribunal.

Dito isto, reforça-se que a referida regra será mantida como “Tipo 2” no ano de 2023. Contudo, é importante que, sempre que possível, os servidores municipais informem no recadastramento os nomes e CPFs de pais e mães, pois estes dados potencialmente contribuirão tanto com fiscalizações do Tribunal no presente, como em eventuais atos de admissão e aposentadorias no futuro.

Em resumo, visando tornar mais efetivas as fiscalizações de pessoal, partiu do TCE-PI, ainda em 2019, a exigência dos nomes e CPFs de pais e mães dos servidores municipais (sempre que possível identificar) no conjunto dos dados a serem informados no sistema Sagres Folha. Ainda que em 2023 tais dados não sejam imprescindíveis para que as prestações de contas sejam encaminhadas ao Tribunal, a exigência poderá se tornar novamente “Tipo 3” (Impeditiva) no futuro, o que demanda que todos os servidores que puderem informar nome e CPF de pais e mães o façam no presente momento.